Малый и средний бизнес может внедрять автоматизацию без создания собственной ИТ-инфраструктуры и значительных расходов на разработку. Для этого компании могут использовать готовые облачные сервисы, CRM-системы и типовые программные решения. Однако перед внедрением важно оценить не только стоимость программного обеспечения, но и расходы на его настройку, интеграцию и обслуживание. Об этом 7 ноября рассказал «Известиям» директор центра отраслевой экспертизы ИТ-холдинга LANSOFT Александр Климешов.

По словам эксперта, одним из наиболее доступных способов автоматизации для небольших компаний остается использование готовых облачных сервисов. Например, CRM-системы позволяют учитывать обращения клиентов и контролировать обработку заявок, электронный документооборот сокращает объем ручной работы с документами, а инструменты интеграции помогают избежать повторного ввода одинаковых данных в разные программы. Для регулярных операций с четким алгоритмом выполнения также можно применять роботизацию.

«При этом скорость окупаемости автоматизации зависит от масштаба проблемы и сложности внедрения. Наиболее быстро экономический эффект может проявиться в проектах, которые позволяют устранить конкретные потери без серьезного изменения действующих бизнес-процессов. Так, автоматизация обработки входящих заявок помогает сократить время реакции менеджеров и уменьшить количество обращений, оставшихся без ответа. Внедрение электронного документооборота в свою очередь позволяет снизить расходы на печать, доставку и ручную обработку документов», — сказал эксперт.

Однако результат таких проектов во многом определяется объемом операций. Если компания получает небольшое количество заявок или работает с ограниченным числом документов, затраты на автоматизацию могут оказаться выше полученной экономии, поэтому перед внедрением необходимо оценить, насколько часто выполняется конкретная операция и сколько ресурсов она требует сейчас.

Еще одной распространенной проблемой становится превышение первоначального бюджета. Как отметил Климешов, компании нередко недооценивают расходы, которые не входят непосредственно в стоимость программного обеспечения. К ним относятся перенос данных, настройка интеграций, адаптация бизнес-процессов, обучение сотрудников и дальнейшее сопровождение системы. Особенно заметными дополнительные затраты становятся при индивидуальной разработке и глубокой доработке типовых решений: по мере уточнения требований могут увеличиваться сроки и объем работ.

Эксперт также обратил внимание, что низкая стоимость подписки на отдельный сервис не всегда означает экономию для бизнеса. Если для выполнения одной задачи компании приходится использовать несколько программ, расходы на их интеграцию и поддержку могут превысить стоимость самих лицензий. Поэтому при выборе решения необходимо учитывать совокупную стоимость его использования, а не только первоначальную цену.

Чтобы определить экономическую целесообразность автоматизации, Климешов порекомендовал оценивать каждый проект на примере конкретного бизнес-процесса. Важно заранее понять, какие потери рабочего времени, клиентов или других ресурсов удастся сократить благодаря внедрению и сколько средств потребуется на изменение существующего порядка работы.

Такой подход позволяет сопоставить ожидаемую экономию с полной стоимостью проекта и избежать вложений в решения, эффективность которых не подтверждается расчетами. Для малого и среднего бизнеса это особенно важно, поскольку автоматизация должна не просто упрощать отдельные операции, но и приносить измеримую экономическую пользу.

Климешов 30 октября назвал признаки необходимости заменить корпоративное программное обеспечение (ПО). По его словам, если сбои и критические ошибки регулярно мешают бизнес-процессам, необходимо установить их причины и понять, можно ли устранить проблемы в рамках действующей системы. Снижение производительности также требует анализа: оно может быть связано с архитектурой, инфраструктурой или настройками ПО.